Über die Vorteile eines tollen Büros

Warum wir es bei sipgate lieben, gemeinsam an einem Ort zu arbeiten.

Als recht agil arbeitendes Unternehmen setzten wir bei sipgate sehr lange darauf, alle an einem Ort zu arbeiten. Schon seit der Gründung im Januar 2004 legten wir sehr viel Wert auf unser Büro, sämtliche Kollegen waren immer vor Ort.

Das änderte sich schlagartig am 27. Februar 2020. Im Angesicht der Covid-19/Corona-Pandemie entscheiden wir uns, vom einen auf den anderen Tag nur noch von zu Hause aus zu arbeiten — mit allen 200 Kollegen.

Remote Work fanden wir schon immer toll. Seit Jahren bauten wir sogar Produkte für Firmen, die komplett dezentral arbeiten. Es war in unseren Augen immer schon ein tolles Konzept mit ganz klaren Vorteilen.

Allerdings hatte auch unser Büro klare Vorteile. Viele von uns vermissen das Büro sehr — und das könnte an folgenden Gründen liegen:

Wir lieben das Gespräch

Telefonieren ist super. E-Mails funktionieren gut. Aber wir kennen kein Kommunikationsmittel, das konsistent so ausgezeichnete Ergebnisse produziert wie das persönliche Gespräch. Wir nutzen gerne diese “volle Bandbreite” und schätzen es sehr — selbst bei einfachen Fragestellungen — aufstehen zu können, ein paar Schritte bis zum nächsten Kollegen zu gehen und ohne jegliche Reibungsverluste Dinge schnell klären zu können. Im persönlichen Gespräch transportieren sich auch Emotionen und unterschwellige Informationen, die bei anderen Kommunikationsmitteln regelmäßig verloren gehen. Ein persönliches Gespräch kann man natürlich auch über eine große Distanz führen, zum Beispiel per Telefon über unser Produkt sipgate team. Das funktioniert gut, aber eben nicht so gut, wie ein persönliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht.

Wir lieben Visualisierung

Unser Büro hängt voll von Whiteboards. Auf jedem Tisch liegen Post-its, Whiteboard-Marker und Magnete. Es ist wahnsinnig praktisch, komplexe Sachverhalte einfach kurz aufmalen zu können, während man sie bespricht. Zum Beispiel in der Softwareentwicklung: Spontan gezeichnete und erläuterte Diagramme sind aktueller, genauer, richtiger und weniger Aufwand als eine überbordende Dokumentation es je sein könnte. In unregelmäßigen Abständen finden sogar interne “Sketch Note” Schulungen statt, um die Visualisierungs-Skills jedes einzelnen zu schärfen.

Wir lieben es, Dinge zufällig mitzubekommen

Unser Büro ist ein recht lauter Ort. Überall stehen Leute zusammen und diskutieren, zeichnen oder meeten. Die meiste Kommunikation bei uns ist direkt und persönlich, aber gleichzeitig auch öffentlich. Wenn zwei Entwickler aus einem anderen Team an der Kaffeemaschine über ein technisches Problem philosophieren, ist es für die anderen in der Nähe nahezu unmöglich, das nicht mitzubekommen. Es kommt oft genug vor, dass Leute die richtigen Fragen stellen, Anregungen geben oder sogar spontan mit ganz neuen Lösungsansätzen um die Ecke kommen.

Wir lieben den Blick über den eigenen Tellerrand

Das gemeinsame Frühstück, das gemeinsame Mittagessen in unserem eigenen Restaurant, die vielen Events — wir lieben es, uns mit Leuten aus anderen Teams, anderen Abteilungen, anderen Firmen und anderen Branchen auszutauschen. Unser Büro und vor allem der extra dafür konzipierte Veranstaltungsbereich fördern den Blick über den eigenen Tellerrand. Vor allem intern, aber eben auch extern: Wir laden nämlich viele Leute ein, von denen wir viel lernen können.

Wir lieben die Arbeit im Team

Die gemeinsame Arbeit an einer Sache, an einem Ziel, an einer Vision wird bei uns durch den Teamraum erst ermöglicht. Hier finden die Rituale wie Standup und Planning statt. Hier werden die Wände dekoriert, Pflanzen zurecht geschoben, Whiteboards voll geschrieben, Flipcharts und Sitzsäcke herum geschoben, TV-Panels arrangiert. Der Teamraum ist ein Ort voller Dynamik, der Emotionen und Begeisterung fördert, Identität bildet und Kreativität unterstützt. Letztendlich führt das zur Identifikation mit dem Produkt und der Firma.

Wir lieben es, mit mehreren Leuten an einer Sache zu arbeiten.

In der Softwareentwicklung heißt das “Pairing” oder “Mob Programming”: Mehrere Entwickler arbeiten am exakt selben Code und teilen sich nur eine Tastatur und einen Monitor. Das sorgt für ausgezeichnete Code-Qualität und spart letztendlich sogar Zeit, weil mehr Gehirne auf bessere Ideen kommen, Fehler schneller erkennen, auf mehr Wissen zugreifen können und sich gegenseitig verbessern, weil sie voneinander lernen. In einigen unserer Teamräume gibt es gar keine festen Entwicklerarbeitsplätze mehr, sondern nur noch Pair-Programming-Stations, die dynamisch genutzt werden.

Wir lieben es, Probleme frühzeitig sichtbar zu machen

Manche Dinge werden nur durch Körpersprache oder in Halb- und Nebensätzen transportiert. Sie würden bei einer Verschriftlichung der Kommunikation vielleicht in die virtuellen Sofaritzen fallen. Wir glauben fest daran, dass unsere besondere Wertschätzung für die persönliche Kommunikation auch dazu beiträgt, Probleme früher zu erkennen und schneller Hilfe anbieten zu können.

Wir lieben es, konzentriert an etwas zu arbeiten

Klar, gerade wenn man remote arbeitet, kann man konzentriert an etwas arbeiten und externe Ablenkungen minimieren. Das erfordert jedoch von jedem einzelnen ganz besondere Fertigkeiten. Die sind bei uns glücklicherweise gar nicht nötig. Ablenkungen zu minimieren ist dafür beispielsweise in unserer Büroarchitektur ein wichtiges Ziel: Dedizierte mit Glaswänden abgetrennte Räume für einzelne Teams sorgen genau dafür. Das Ziel ist, dass sich ein Produktteam voll und ganz auf sein Produkt konzentrieren kann und es durch eigene Räumlichkeiten ganz von selbst genügend Abschirmung vor äußeren Störfaktoren erhält.

Wir lieben es, auch mal abzuschalten

Nach Hause gehen heisst für uns: Abschalten. Nichts mehr mit der Firma zu tun haben. Nicht mehr über Kunden, Produkte, Code oder Design nachdenken. Natürlich, es gibt Smartphones und Whatsapp und E-Mail und Slack und Yammer und so weiter — aber wir versuchen die Kommunikation abends und am Wochenende auf ein Minimum zurückzufahren.

Wir lieben einfache Tools

Agilität heißt nicht, dass man keine Pläne macht. Im Gegenteil: Eine extrem gute Planung ist notwendig, um effektiv agil mit mehreren Teams in eine gemeinsame Richtung arbeiten zu können. Das haben natürlich andere Firmen auch schon erkannt. Viele setzen auf technische Tools wie Jira, Trello oder Basecamp, um Ziele, Backlogs und Fortschritt zu visualisieren. Diese Tools sind alle irgendwie und irgendwo auch bei uns im Einsatz. Doch die wesentlichen Dinge hängen bei uns auf meist handgeschriebenen Zetteln auf Whiteboards. Fast jede freie Wand in unseren Büros ist Whiteboard-Fläche. Die Unternehmensstrategie ist auf einem 5 Meter langen Board mitten im Gang transparent. Die Kombination von Papier auf Whiteboard hat einen entscheidenden Vorteil: Sie ist haptisch in 3D erlebbar. Man kann drumherumstehen, diskutieren, höher hängen, rüberhängen, weghängen, zusammenknüllen & wegwerfen.

Wie lieben, dass es für neue KollegInnen vieles einfacher macht

Eines unserer Prinzipien ist es, dass wir unser Umfeld nicht ändern, um eine/n neue/n KollegIn einarbeiten zu können. Deshalb gibt es bei uns keine Trainingsprogramme, Testprojekte, Lernprojekte oder Einarbeitungszeiten. Welpenschutz ja, aber keinerlei Sonderbehandlung. Der Grund ist einfach: Wir wollen bei Neueinstellungen sicher gehen, dass diejenige oder derjenige ein super Fit auch für die “richtige Arbeit” ist. Bewertet wird das direkt vom Team — und das funktioniert immer dann besonders gut, wenn jemand Neues vom ersten Tag an gemeinsam mit allen anderen Teammitgliedern an echten Kundenproblemen arbeitet.

Wir lieben es, wenn sich gute Dinge von selbst verbreiten

Gute Dinge verbreiten sich immer von selbst. Gute Arbeitsweisen, Verhaltensweisen, Werte und Ideen transportieren sich in der echten Arbeit viel besser, als es in irgendeinem Trainingsprogramm je möglich wäre. Das Kopieren von Best-Practices ist bei uns ausdrücklich erwünscht!

Wir lieben extrem niedrige Kontakthürden

Spontane Meetings, adhoc Probleme lösen, ganz ohne Vorbereitung mit der Geschäftsführung sprechen: In anderen Firmen ist das undenkbar, bei sipgate ist das Alltag. Gezielt gefördert wird das bei uns beispielsweise durch ein kostenloses gemeinsames Mittagessen in unserem eigenen Restaurant. Oder durch die Open Fridays, bei denen jeder mit den richtigen Leuten eigene Themen vorantreiben kann. Das Wichtigste ist aber, dass wir uns täglich sehen. Unser Büro ist ein transparenter Ort, man kann ganz praktisch rumgehen und mit allen ins Gespräch kommen.

Wir lieben die Außenwirkung unseres Büros

In den letzten 12 Monaten besuchten uns über 10.000 Menschen aus aller Welt in unserem Büro. Noch nie gab es so viel Interesse an unseren Arbeitsweisen. Diese Menschen wollen ganz praktisch erleben, wie wir arbeiten — und wir teilen unsere Erfahrungen und unser Wissen gerne mit ihnen. Vielen erscheint auf den ersten Blick fraglich, wie das zum Unternehmenserfolg beitragen kann. Für uns stellt sich die Frage gar nicht, so extrem positiv sind die Ergebnisse. Nur ein Beispiel: Fast jeder, der sich in Deutschland heute ernsthaft für agile Arbeitsweisen interessiert, kennt sipgate. Und trotz Fachkräftemangel bekommen wir sehr viele, sehr gute Bewerbungen.

Unser Fazit

Die Vorteile eines Büros in die Remote Work zu übertragen, ist gar nicht so einfach. In den meisten Punkten ist es uns durch den Einsatz technischer Tools nach kurzen Anlaufschwierigkeiten gut gelungen. An einigen Punkten arbeiten wir noch (z.B. wie wir die Außenwirkung unseres Büros weiterhin nutzen können).

Uns war auch vor Corona klar, dass wir angesichts von fortschreitendem Fachkräftemangel, akuter Developer-Knappheit und den Vorteil von “Alle an einem Ort” irgendwann würden aufgeben müssen. Letztendlich war es dann eine ausgewachsene Pandemie, die diese massive Veränderung ganz plötzlich erzwang.

Autor: Wilhelms (Update 16.4.2020)

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